Welche Dokumentationspflichten hat ein Versicherungsmakler?

Fehlt eine ordnungsgemäße Beratungsdokumentation, trägst du im Streitfall die Beweislast: Du musst zeigen, dass du deinen Kunden pflichtgemäß beraten hast. Diese Pflicht ergibt sich aus § 61 VVG und gilt für dich als Makler ebenso wie für Versicherungsvertreter, seit Mai 2007 in Kraft.

Woraus ergibt sich deine Dokumentationspflicht als Versicherungsmakler?

Deine Dokumentationspflicht ergibt sich in erster Linie aus § 61 Versicherungsvertragsgesetz (VVG). Danach musst du deinen Kunden nach seinen Wünschen und Bedürfnissen befragen, ihn beraten und die Gründe für jeden erteilten Rat angeben, und all das unter Berücksichtigung der Komplexität des Vertrags dokumentieren. Diese Pflichten gelten gleichermaßen für dich als Versicherungsmakler auf Kundenseite wie für Versicherungsvertreter, die im Interesse eines Versicherers handeln.

Eingeführt wurden sie mit dem Vermittlergesetz zum 22. Mai 2007, in Umsetzung der EU-Vermittlerrichtlinie (2002/92/EG). Ergänzend regelt § 62 VVG Zeitpunkt und Form der Informationserteilung, während § 60 VVG die vorausgehende Beratungsgrundlage betrifft, auf der deine Dokumentation aufbaut.

Welche Pflichten gehen deiner Dokumentationspflicht als Versicherungsmakler voraus?

Drei materielle Pflichten liefern erst den Inhalt, den du überhaupt dokumentieren musst. Die Befragungspflicht verlangt von dir die Erhebung der Kundenwünsche und -bedürfnisse. Die Beratungspflicht verlangt eine fachlich fundierte Empfehlung passender Versicherungsprodukte. Die Begründungspflicht verlangt die nachvollziehbare Angabe der Gründe für deinen Rat.

Der Umfang dieser Pflichten steht dabei in einem angemessenen Verhältnis zwischen deinem Beratungsaufwand und der vom Kunden zu zahlenden Prämie. Bei einfachen, günstigen Verträgen fällt dein Beratungs- und Dokumentationsaufwand also geringer aus als bei komplexen, hochprämigen Verträgen.

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Was verlangt § 60 VVG von dir als Versicherungsmakler bei der Marktanalyse?

Als Makler musst du deinem Rat nach § 60 Abs. 1 VVG eine hinreichende Zahl von auf dem Markt angebotenen Versicherungsverträgen und Versicherern zugrunde legen, damit du nach fachlichen Kriterien eine geeignete Empfehlung abgeben kannst. Das erfordert in der Praxis regelmäßige Marktstudien.

Beschränkst du dich auf eine eingeschränkte Auswahl, musst du deinem Kunden deine Markt- und Informationsgrundlage sowie die Namen der berücksichtigten Versicherer offenlegen. Diesen Hinweis kann der Kunde durch eine gesonderte schriftliche Erklärung abbedingen.

Diese Marktanalysepflicht unterscheidet dich als Makler rechtlich deutlich vom Versicherungsvertreter. Der muss lediglich seine Bindung an bestimmte Versicherer offenlegen, ohne eine produktübergreifende Marktbetrachtung vorzunehmen.

Was muss dein Beratungsprotokoll inhaltlich enthalten?

Nach der Rechtsprechung muss dein Beratungsprotokoll so detailliert sein, dass sich der wesentliche Gesprächs- und Beratungsinhalt nachvollziehen lässt. Eine bloße Ankreuz-Dokumentation mit Schlagworten genügt nicht, wenn detaillierte Angaben zu Beratungsinhalt, Motivation des Kunden und den tragenden Gründen für deinen Rat fehlen.

Fünf Elemente gehören deshalb zwingend in eine ordnungsgemäße Dokumentation:

• Anlass des Beratungskontakts und die ermittelten Wünsche und Bedürfnisse deines Kunden
• Die wesentlichen Eckpunkte des Beratungsverlaufs, etwa der ermittelte Deckungsumfang
• Der erteilte Rat sowie die dafür ausschlaggebenden Gründe
• Die Kundenentscheidung, einschließlich der Ablehnung von Empfehlungen und deren Begründung
• Bei eingeschränkter Marktgrundlage: deine Markt- und Informationsgrundlage sowie die Namen der berücksichtigten Versicherer

Zusätzlich schreibt § 15 VersVermV vor, dass du deinem Kunden beim ersten Geschäftskontakt Namen, Geschäftsanschrift, Art deiner Tätigkeit (Makler mit Erlaubnis, gebundener Vermittler nach § 34d Abs. 7 GewO und so weiter), Registernummer, dein Beratungsangebot, deine Vergütungsart sowie relevante Beteiligungsverhältnisse über 10 Prozent mitteilst.

Wann musst du deinem Kunden die Beratungsdokumentation übergeben?

Du musst die Beratungsdokumentation deinem Kunden vor Abschluss des jeweiligen Vertrags in Textform übermitteln. Eine nachträgliche Heilung ist nach § 62 Abs. 2 VVG nur in engen Ausnahmefällen möglich, etwa wenn dein Kunde auf sofortigen Versicherungsschutz besteht.

Die Dokumentation selbst muss zunächst nicht schriftlich erfolgen, ist aber nach Vertragsschluss nachzuholen. In der Praxis hat sich die unterschriebene Papier- oder digitale Textform durchgesetzt, damit du im Streitfall den Zugang nachweisen kannst.

Das OLG München entschied 2017, dass diese Pflichten ausdrücklich auch für Online-Makler gelten. Reine digitale Vertriebswege begründen also keine Ausnahme von § 61 VVG.

Wann kann dein Kunde auf Beratung oder Dokumentation verzichten?

Dein Kunde kann auf Beratung und auf Dokumentation durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten. Bei Fernabsatzverträgen im Sinne des § 312c BGB reicht dafür ein Verzicht in Textform.

Du musst deinen Kunden dabei ausdrücklich darauf hinweisen, dass ein solcher Verzicht sich nachteilig auf die spätere Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen nach § 63 VVG auswirken kann.

In der Praxis wird von dieser Verzichtsoption zurückhaltend Gebrauch gemacht. Sie verbessert zwar deine Beweisposition im Streitfall, schwächt aber deinen Kunden rechtlich und wird deshalb regulatorisch kritisch beäugt.

Welche zusätzlichen Aufzeichnungspflichten gelten nach § 22 VersVermV?

Neben der Beratungsdokumentation nach VVG bestehen für dich gewerberechtliche Aufzeichnungspflichten nach § 22 VersVermV. Du musst deine Tätigkeit für den Versicherungsnehmer unverzüglich in deutscher Sprache aufzeichnen und die zugehörigen Unterlagen und Belege übersichtlich sammeln.

Bist du Versicherungsberater nach § 34d Abs. 2 GewO, musst du zusätzlich Aufzeichnungen über Art und Höhe deiner Honorareinnahmen je Kunde führen.

Diese Aufzeichnungen und Belege musst du fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger in deinen Geschäftsräumen vorhalten. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag anfiel.

Wie lange musst du deine Beratungsunterlagen aufbewahren?

Das VVG selbst nennt keine ausdrückliche Aufbewahrungsfrist für Beratungsdokumentationen. Die relevanten Fristen ergeben sich deshalb aus mehreren, teilweise überlappenden Rechtsbereichen.

In der Praxis lohnt sich eine Aufbewahrung deutlich über die gesetzlichen Mindestfristen hinaus, weil deine Beratungsunterlagen den zentralen Nachweis ordnungsgemäßer Beratung im Streitfall darstellen. Ansprüche sind erst mit Ablauf der zivilrechtlichen Verjährungsfristen endgültig ausgeschlossen. Diese sechs Fristen bilden den Überblick:

Was passiert bei einer Pflichtverletzung nach § 63 VVG?

Verletzt du deine Pflichten nach § 60 oder § 61 VVG, bist du deinem Kunden gemäß § 63 VVG zum Schadensersatz verpflichtet, sofern du die Pflichtverletzung zu vertreten hast.

Entscheidend dafür ist die Rechtsprechung des BGH (Urteil vom 13.11.2014, Az. III ZR 544/13) sowie des OLG Dresden (Urteil vom 21.02.2017, Az. 4 U 1512/16).

Die Verletzung der Dokumentationspflicht selbst begründet keinen unmittelbaren Schadensersatzanspruch. Sie führt zu einer Umkehr der Beweislast zu deinen Lasten.

Fehlt eine ordnungsgemäße Dokumentation, musst du im Streitfall beweisen, dass du tatsächlich pflichtgemäß beraten hast. Gelingt dir das nicht, wirkt sich das zu deinen Lasten aus.

Welche Grenzen setzt die Rechtsprechung deiner Haftung als Makler?

Der Schadensersatzanspruch nach § 63 VVG steht ausschließlich deinem Versicherungsnehmer selbst zu, nicht etwa einem lediglich Bezugsberechtigten aus dem Vertrag, und nur bei Pflichtverletzungen vor Vertragsschluss.

Die Bearbeitung von im Antrag ausdrücklich festgehaltenen Antragsfragen zählt zudem nicht als Information im Sinne des § 62 Abs. 1 Alt. 2 VVG. Dafür brauchst du also keine gesonderte Dokumentation.

Die Beweislast für tatsächliche Beratungsfehler bleibt im Regelfall bei deinem Kunden. Das Fehlen einer Dokumentation allein hilft ihm nicht automatisch, wenn ohnehin keine substantiierten Anhaltspunkte für einen Beratungsfehler vorliegen.

Warum lohnt sich eine lückenlose Dokumentation für deinen Maklerbetrieb?

Ein lückenloses, inhaltlich belastbares Beratungsprotokoll ist deine wichtigste Haftungsabsicherung als Makler. Es dokumentiert deine Beratungsleistung und verschiebt die Beweislast zu deinen Gunsten.

Angesichts der Kombination aus zivilrechtlicher Schadensersatzhaftung nach § 63 VVG und der gewerberechtlichen Aufzeichnungspflicht nach § 22 VersVermV ist eine strukturierte, digitale Dokumentationssoftware für dich weit mehr als ein Effizienzinstrument: Sie ist vor allem dein Haftungsschutz.

FAQ

Muss ich als Versicherungsvertreter auch eine Beratungsdokumentation erstellen?

Ja. Die Pflicht aus § 61 VVG gilt für Versicherungsmakler und Versicherungsvertreter gleichermaßen. Als Vertreter musst du zusätzlich deine Bindung an bestimmte Versicherer offenlegen, brauchst aber keine produktübergreifende Marktanalyse wie ein Makler.

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Online-Makler?

Ja. Das OLG München hat 2017 entschieden, dass die Pflichten aus § 61 VVG ausdrücklich auch für Online-Makler gelten. Ein rein digitaler Vertriebsweg begründet keine Ausnahme.

Wie lange muss ich mein Beratungsprotokoll aufbewahren?

Nach § 22 VersVermV in der Regel fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang anfiel.

Was passiert bei einer fehlenden oder unvollständigen Dokumentation?

Du trägst dann im Streitfall die Beweislast dafür, dass du pflichtgemäß beraten hast. Nach der Rechtsprechung des BGH und des OLG Dresden führt das zu einer Umkehr der Beweislast zu deinen Lasten, nicht automatisch zu einem Schadensersatzanspruch.

Kann mein Kunde auf die Beratungsdokumentation verzichten?

Ja, durch eine gesonderte schriftliche Erklärung, bei Fernabsatzverträgen reicht Textform. Du musst ihn aber ausdrücklich darauf hinweisen, dass ein Verzicht seine späteren Schadensersatzansprüche nach § 63 VVG schwächen kann.

Wer trägt die Beweislast bei einem Beratungsfehler?

Für den Beratungsfehler selbst trägt dein Kunde im Regelfall die Beweislast. Fehlt aber deine Dokumentation, kehrt sich die Beweislast für die ordnungsgemäße Beratung zu deinen Lasten um.