Maklervertrag digital unterschreiben: Was beachten?

Dein Versicherungsmaklervertrag ist in Deutschland im Regelfall formfrei und kann deshalb digital abgeschlossen werden. Anders als beim Immobilienmaklervertrag gibt es für ihn keine gesetzliche Text- oder Schriftformpflicht.

Ist dein Versicherungsmaklervertrag an eine bestimmte Form gebunden?

Dein Versicherungsmaklervertrag entsteht durch übereinstimmende Willenserklärungen zwischen dir und deinem Kunden und unterliegt keiner besonderen gesetzlichen Form, anders als der Immobilienmaklervertrag. Die Kanzlei Michaelis stellt dazu ausdrücklich klar: Der Maklervertrag muss nicht im Original unterschrieben werden, es reicht die Zustimmung per E-Mail oder sogar eine Unterschrift auf einem Tablet.

Auch die Maklervollmacht selbst ist im Regelfall formfrei möglich. Dein Kunde kann sie sogar mündlich oder konkludent erteilen, wobei aus Beweisgründen eine dokumentierte, digitale Zustimmung dringend zu empfehlen ist.

Warum gilt für Immobilienmaklerverträge eine andere Formvorschrift?

Zur Einordnung hilft die Abgrenzung zum Immobilienmaklerrecht. Anders als in der Versicherungsvermittlung gilt hier seit der Maklerrechtsreform vom 23. Dezember 2020 eine gesetzliche Formvorschrift: Maklerverträge über den Kauf oder Verkauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern bedürfen nach § 656a BGB der Textform gemäß § 126b BGB.

Diese Formvorschrift betrifft ausschließlich Immobilienmaklerverträge und ist auf deinen Versicherungsmaklervertrag nicht übertragbar. Ein Verstoß gegen § 656a BGB führt bei Immobiliengeschäften zur Nichtigkeit nach § 125 BGB und zum Verlust des Provisionsanspruchs. Das zeigt, welche Konsequenzen Formvorschriften haben können, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben sind, was im Versicherungsbereich eben nicht der Fall ist.

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Welche drei eIDAS-Signaturstufen gibt es?

Die europäische eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) definiert drei rechtlich unterschiedlich wirksame Stufen elektronischer Signaturen.

Diese drei Stufen unterscheiden sich deutlich in Sicherheitsniveau und Einsatzbereich:

Nur die QES ist der eigenhändigen Unterschrift auf Papier rechtlich vollständig gleichgestellt und kann die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB ersetzen.

Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei einem Vertrag müssen beide Parteien ein gleichlautendes Dokument signieren.

Da dein Versicherungsmaklervertrag keiner gesetzlichen Schriftform unterliegt, anders als etwa ein Mietvertrag über mehr als ein Jahr, reicht für ihn im Regelfall bereits die einfache elektronische Signatur aus, um Rechtswirksamkeit zu erzeugen.

Wann reicht dir die einfache elektronische Signatur?

Ein Kunde erteilt dir als PKV-Makler zum Beispiel den Auftrag zur Marktrecherche und Vermittlung einer privaten Krankenversicherung. Da für diesen Maklervertrag keine gesetzliche Formvorschrift existiert, reicht bereits die einfache elektronische Signatur für die volle Rechtswirksamkeit aus, etwa eine per Tablet oder Smartphone erfasste Unterschrift, ein Klick auf "Zustimmen" in einem Signaturtool oder eine Bestätigung per E-Mail.

Aus Beweiswert- und Dokumentationsgründen empfiehlt sich in der Praxis dennoch mindestens die fortgeschrittene elektronische Signatur, insbesondere wenn es später zu Streitfällen über deinen Provisionsanspruch kommen könnte.

Wann solltest du für eine Maklervollmacht einen höheren Signaturlevel wählen?

Brauchst du für die Regulierung eines größeren BKV-Schadenfalls eine Maklervollmacht, die dir erlaubt, im Namen mehrerer Arbeitnehmer deines Kunden mit dem Versicherer zu kommunizieren, ist auch diese Vollmacht formfrei erteilbar.

Angesichts der weitreichenden Befugnisse gegenüber Dritten wie dem Versicherer empfehlen Fachanwälte hier häufig eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. So kannst du im Streitfall die eindeutige Zuordnung und Unverfälschtheit der Vollmacht nachweisen.

Wann wird die QES für dich als Vermittler trotzdem relevant?

Auch wenn dein Maklervertrag selbst formfrei ist, gibt es im Umfeld der Versicherungsvermittlung Dokumente, bei denen die QES praktisch sinnvoll oder rechtlich geboten sein kann. Dazu zählen Verträge mit vertraglich vereinbarter Schriftformklausel, etwa in Poolverträgen oder Courtagevereinbarungen mit Versicherern, sowie Änderungsvereinbarungen zu bestehenden Verträgen mit Schriftformklausel und Dokumente im Rahmen von Kreditvermittlung oder bestimmten Vollmachten gegenüber Behörden.

Eine im Vertrag enthaltene Schriftformklausel kannst du durch die QES rechtssicher erfüllen, da sie einer eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für eine rechtssichere digitale Signatur?

Für eine rechtssichere digitale Signatur gelten unabhängig vom Level mehrere Mindestvoraussetzungen. Der Anbieter muss ein nach eIDAS zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter sein oder mit einem solchen kooperieren.

Das Dokument muss nach der Signatur durch Zeitstempel und Zertifikatsinformationen gegen nachträgliche Veränderung geschützt sein, und das fertig signierte Dokument muss archiviert und im Streitfall als Nachweis vorlegbar sein.

Für die QES ist zusätzlich zwingend eine vorherige, einmalige Identitätsprüfung notwendig, die dauerhaft mit dem digitalen Zertifikat des Unterzeichners verknüpft bleibt.

Wie läuft die Identitätsprüfung für die QES ab?

Die Identitätsprüfung für die QES erfolgt in der Praxis über eines von drei etablierten Verfahren: das VideoIdent-Verfahren mit einem Live-Videochat, bei dem ein zertifizierter Agent dein Ausweisdokument und deine Person in Echtzeit abgleicht, das eID-Verfahren über die Online-Ausweisfunktion deines Personalausweises, etwa über D-Trust/AusweisIDent und derzeit oft kostenfrei, sowie PostIdent als klassische Offline-Alternative in einer Postfiliale, die inzwischen häufiger durch VideoIdent ersetzt wird.

Für das VideoIdent-Verfahren brauchst du laut Anbieterangaben ein gültiges Ausweisdokument, eine stabile Internetverbindung, ein Endgerät mit Kamera und Mikrofon, gute Lichtverhältnisse sowie Zugang zu E-Mail oder SMS zum Empfang eines Bestätigungscodes. Der gesamte Vorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten und lässt sich bequem von zu Hause über Smartphone, Tablet oder PC durchführen.

Musst du das Ident-Verfahren bei jeder Signatur wiederholen?

Nein. Möchtest du künftig Vollmachten und Courtagevereinbarungen mit vertraglicher Schriftformklausel qualifiziert elektronisch signieren, registrierst du dich zunächst bei einem Vertrauensdiensteanbieter, etwa sign-me/D-Trust oder FP Sign, und durchläufst einmalig ein VideoIdent-Verfahren über eine mobile App. Dabei zeigst du deinen Ausweis vor und beantwortest Sicherheitsfragen, anschließend erhältst du ein personengebundenes Zertifikat.

Ab diesem Zeitpunkt kannst du bei jedem weiteren Signaturvorgang lediglich durch Login und einen zweiten Faktor, etwa eine TAN per SMS, qualifiziert signieren, ohne das Ident-Verfahren erneut durchlaufen zu müssen.

Was kostet dich die Identitätsprüfung?

Während das eID-Verfahren über die Online-Ausweisfunktion bei manchen Anbietern kostenfrei ist, fallen für das VideoIdent-Verfahren bei kommerziellen Anbietern üblicherweise Gebühren an, etwa umgerechnet in Form von Coins oder Pauschalpreisen pro Identifizierung.

Diese Kosten solltest du bei deiner Kalkulation einplanen, insbesondere wenn dein Maklerbüro viele Mitarbeiter oder häufig wechselnde Vertragspartner qualifiziert signieren lassen möchte.

Welche Signatur-Anbieter kommen für dich als Makler infrage?

Für dich als Versicherungsmakler kommen verschiedene europäische und internationale E-Signatur-Anbieter infrage, die sich in Datenschutzstandort, Preisniveau und unterstützten Signaturstufen unterscheiden.

Diese sieben Anbieter zeigen die Bandbreite am Markt:

Bei der Anbieterauswahl solltest du drei Kriterien in den Vordergrund stellen: eIDAS-Konformität, eine einfache Bedienbarkeit für Kunden ohne technisches Vorwissen, und ein Hosting der Daten in der EU oder Schweiz zur Einhaltung der DSGVO. Gute E-Signatur-Services bieten idealerweise alle drei Signaturstufen in einer einheitlichen Oberfläche an, sodass du je Dokumententyp flexibel wählen kannst.

Wie läuft der digitale Signaturprozess technisch ab?

Der typische Signaturprozess für einen Maklervertrag oder eine Vollmacht läuft technisch in sechs Schritten ab.

So gehst du dabei vor:

• Du lädst das Vertragsdokument, meist als PDF, in die Signaturoberfläche der App oder Plattform hoch
• Du startest einen neuen Signaturumlauf und wählst das gewünschte Signaturlevel, einfach, fortgeschritten oder qualifiziert
• Dein Kunde wird als Empfänger des Dokuments per E-Mail oder Link eingeladen, ein eigener Account beim Anbieter ist für ihn dabei meist nicht erforderlich
• Signaturfelder werden per Drag-and-Drop an den relevanten Stellen im Dokument platziert und den jeweiligen Unterzeichnern zugeordnet
• Bei Wahl der QES durchläuft der Unterzeichner zusätzlich die Identitätsprüfung und bestätigt die Signatur über einen zweiten Faktor, etwa eine SMS-TAN
• Nach Abschluss aller Signaturen erhaltet ihr beide automatisch das vollständig signierte, mit Zeitstempel und Zertifikat versehene Dokument zur Archivierung

Wie sieht ein digitaler Onboarding-Prozess in der Praxis aus?

Nutzt du eine App wie FP Sign oder Skribble, kannst du einem neuen Kunden per E-Mail einen Link zum digitalen Maklervertrag samt Vollmacht senden. Der Kunde öffnet den Link auf seinem Smartphone, liest das Dokument, setzt seine einfache elektronische Signatur direkt im Browser, ganz ohne App-Download, und bestätigt anschließend per Klick.

Der gesamte Vorgang ist innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Beide Parteien erhalten das signierte PDF automatisch per E-Mail, und du kannst das Dokument DSGVO-konform in deinem CRM archivieren.

Welche Zusatzfunktionen bieten professionelle Signatur-Tools?

Professionelle Plattformen bieten über die reine Signaturfunktion hinaus praxisrelevante Zusatzfunktionen: automatische Erinnerungsfunktionen bei ausstehenden Unterschriften, eine definierbare Signaturreihenfolge bei mehreren Unterzeichnern, zusätzlichen Passwortschutz für sensible Dokumente sowie API-Schnittstellen zur Integration in bestehende CRM- und Vertriebssysteme.

Arbeitest du mit einem hohen Automatisierungsgrad, etwa mit Anbindung an Tools wie Make.com, sind gerade die API-Schnittstellen der Anbieter FP Sign, Skribble und DocuSign für dich von Bedeutung. Über sie lassen sich Signaturumläufe direkt aus deinen CRM-Workflows heraus auslösen.

Wie gehst du bei der Wahl deiner Signaturstufe am besten vor?

Deinen reinen Maklervertrag kannst du rechtssicher mit der einfachsten und günstigsten Signaturstufe abschließen. Das beschleunigt deinen Onboarding-Prozess erheblich.

Für Vollmachten mit weitreichender Wirkung gegenüber Versicherern sowie für Verträge mit vertraglichen Schriftformklauseln, etwa in Courtage- oder Poolverträgen, lohnt sich dagegen die Investition in eine QES-fähige Lösung mit integriertem VideoIdent- oder eID-Verfahren. So stellst du im Streitfall maximale Rechtssicherheit sicher.

Bei der Anbieterwahl solltest du aus Datenschutz- und Kostengründen europäische Vertrauensdiensteanbieter mit EU- oder Schweizer Hosting gegenüber rein US-basierten Lösungen bevorzugen.

FAQ

Muss dein Maklervertrag schriftlich unterschrieben werden?

Nein. Er ist im Regelfall formfrei, eine Zustimmung per E-Mail oder eine Unterschrift auf dem Tablet reicht aus.

Reicht eine einfache elektronische Signatur für den Maklervertrag aus?

Ja, weil dein Versicherungsmaklervertrag keiner gesetzlichen Schriftform unterliegt. Für höheren Beweiswert empfiehlt sich in der Praxis trotzdem mindestens die fortgeschrittene Signatur.

Wann brauchst du eine qualifizierte elektronische Signatur?

Vor allem bei Dokumenten mit vertraglicher Schriftformklausel, etwa Courtage- oder Poolverträgen, sowie bei Verträgen mit gesetzlicher Schriftformpflicht nach § 126 BGB.

Wie läuft die Identitätsprüfung für die QES ab?

Über VideoIdent, das eID-Verfahren mit dem Personalausweis oder PostIdent in einer Postfiliale. VideoIdent ist dabei das am weitesten verbreitete Verfahren.

Musst du dich bei jeder Signatur neu identifizieren?

Nein. Nach der einmaligen Identitätsprüfung erhältst du ein personengebundenes Zertifikat und signierst künftig nur noch mit Login und einem zweiten Faktor.

Welche Anbieter eignen sich für Versicherungsmakler in der DACH-Region?

Europäische Vertrauensdiensteanbieter mit EU- oder Schweizer Hosting wie Skribble, FP Sign oder Yousign/Youtrust, weil sie eIDAS-konform sind und die DSGVO-Anforderungen erfüllen.